Propulsé dans les années 1990 par les cabinets de conseil, le sans bureau fixe (ou flex office) revient à la mode. Pour être acceptée, cette organisation doit répartir les espaces selon les besoins des salariés et être pensée en environnement qui nourrit les échanges.

Flexoffice

Publié le 19 mai 2021 à 05:55

Un nouvel environnement de travail apparaît en entreprise : le sans bureau fixe. Accompagnés de leur ordinateur ou de leur tablette, demain, les salariés pourraient se retrouver le matin, assis, et l’après-midi, sur le canapé du rooftop.

Le flex office, littéralement « bureau flexible » , parfois aussi appelé « flex desk » , est un mode d’organisation selon lequel les collaborateurs ne disposent pas de poste de travail fixe. Cela rebat les cartes des espaces de travail. Selon les tâches et les moments de la journée, les salariés peuvent ainsi s’installer à un bureau, une alcôve ou un espace bulle, voire dans des tiers lieux comme la cafétéria ou un espace de création pour travailler de façon plus informelle et en équipe.

La redécouverte du flex office

La crise sanitaire a projeté le flex office sur le devant de la scène, ou plutôt permis de le redécouvrir. Car le concept est loin d’être récent. Adopté dès les années 1990 par les grands cabinets de conseil dont les collaborateurs passent leur temps chez les clients, le flex est revenu à la mode en France dans les années 2010. Sanofi et la Société Générale ont alors suivi l’exemple de la Sécurité sociale belge. Depuis, le mouvement s’amplifie, et pas seulement pour cause de Covid.

« Depuis deux ans, le concept est en progression. Ne pas avoir de poste attribué était une réalité pour 14 % des salariés en 2019, contre 6 % en 2017 », constate Odile Duchenne, à l’origine du baromètre biennal Actineo sur la qualité de vie au travail. Ce mouvement a récemment convaincu des grands groupes comme Suez, Natixis ou Air Liquide, et il pourrait encore augmenter.

Les PME très réticentes à pérenniser le télétravail après la crise

D’ici à 2030, 40 à 50 % des bâtiments tertiaires suivront une logique de flex, selon Olivier Brun, directeur associé du cabinet Greenworking, qui s’attend à une massification très forte, notamment dans les grandes agglomérations. Les raisons ? L’optimisation des coûts immobiliers et la réduction de l’impact environnemental. « Le taux de télétravail augmentant, les groupes ont intérêt à réduire la taille de leurs bureaux, car l’immobilier reste cher, environ 10.000 euros en moyenne pour le bureau d’un salarié dans les grandes villes. Cette réflexion économique est appuyée par celle du bilan carbone. En réduisant la fréquence des trajets quotidiens de ses salariés, une entreprise va mécaniquement réduire les émissions de gaz à effet de serre associées à son activité. »

 Repenser les bureaux

Le succès d’une organisation en flex repose en grande partie sur un aménagement adéquat, et la création de différents espaces qui ponctuent le quotidien des équipes. « Ce type d’aménagement ne doit pas être uniquement envisagé comme une opportunité de faire baisser les coûts de structure, mais pensé en environnement qualitatif apportant aux salariés une offre riche d’espaces adaptés à leurs usages », met en garde Odile Duchenne.

L’entreprise aura donc tout intérêt avant de se lancer dans le déplacement de cloisons à comprendre comment travaillent les équipes, et à envisager les évolutions probables. « Demain, les gens iront au travail pour participer à des activités sociales à forte valeur ajoutée, travailler sur des sujets complexes qui nécessitent des schémas ou d’être créatifs, avoir un échange bilatéral sur un sujet à forte charge émotionnelle comme l’entretien annuel, ou travailler en mode task force pendant un mois », donne en exemple Olivier Brun.

Les conséquences du Covid sur le travail en entreprise encore floues

A côté du sans bureau fixe, les entreprises doivent proposer des systèmes de préservation d’espace ou de salle de réunion, investir dans des équipements informatiques légers pour que les collaborateurs puissent les transporter facilement ainsi que des casiers individuels et pratiques. Et différencier les postes de travail en fonction des missions de chacun. Prévoir, par exemple, de grands écrans pour les comptables, les graphistes et les ingénieurs…

Faut-il passer tout l’effectif de l’entreprise en flex office ou épargner certains ? 15 à 20 % des salariés ne sont aujourd’hui pas concernés, des fonctions support pour des raisons de confidentialité, ou les secrétaires et employés administratifs qui restent des référents pour les salariés nomades. Olivier Brun préconise toutefois de n’écarter personne. « Demain, les échanges informels avec une secrétaire, un réceptionniste ou une personne qui gère la paye, vont basculer sur des messageries instantanées, des espaces de tchat et des territoires virtuels. » En n’écartant aucun collaborateur, cette nouvelle organisation sera d’autant plus acceptée par toutes les parties prenantes.

Mallory Lalanne